Благодарственное письмо – это не просто способ сказать спасибо. Это – целый ритуал, позволяющий установить прочные деловые и дружественные связи. Благодарственные письма применяются повсеместно. Их можно увидеть и в учебных заведениях, и в компаниях самого разного профиля. И, конечно, благодарственное письмо, как инструмент поощрения, очень часто применяется после проведения благотворительных и волонтерских акций.
Ниже мы постарались дать исчерпывающий ответ на вопрос: «Как написать благодарственное письмо?».
Как написать благодарственное письмо
Начав составлять этот документ, нужно, в первую очередь, определиться с целями. Если цель – простая благодарность, достаточно обычного шаблона, который будет рассмотрен ниже. Если же цель состоит в том, чтобы подчеркнуть деятельность кого-то конкретного, то стоит обратиться к формату благодарственного письма-кейса. Вот в чем их отличие:
- Формальные. Представляют собой документ формата А4. Текст в нем небольшого размера. Обычно на 5-6 предложений. Формальные письма – шаблонные. В одну и ту же форму могут быть вписаны сотни имен.
- Кейсы. На первом листе текст благодарственного письма-кейса построен по схожей структуре. Он так же имеет титульник, на котором написаны формальные благодарности. Отличия появляются в блоке «Благодарим за…». В формальном тексте благодарственного письма будет стоять одна из общих фраз: за сотрудничество, за хорошую работу, за большой вклад в дело. В письме-кейсе вместо этих шаблонов стоит двоеточие, а после него идет детальное описание проделанной работы. Здесь же указываются и навыки с компетенциями, которые были приобретены в ходе проведения акции.
Письмо-кейс – чрезвычайно полезный документ для волонтера. Ведь это только простая волонтерская деятельность доступна любому желающему. Чтобы попасть в более серьезные проекты, нужно иметь определенные навыки, опыт волонтерской деятельности и такие вот благодарственные письма.
Если нет желания разбираться в тонкостях составления, Вы можете создать благодарственное письмо через сайт Gloresy.com, для этого достаточно выбрать раздел «создать благодарность» на главной странице сайта. Получатель благодарности сможет сохранить ее в различных форматах и даже распечатать. Кстати, каждая генерируемая благодарность через Gloresy, приносит своему получателю повышение репутации.
Текст благодарственного письма
Текст шаблонного благодарственного письма состоит из нескольких блоков:
- Шапка. Как правило, блок выравнивается посередине листа и представляет собой обращение к человеку.
- Слова благодарности. Начинается с наименования организации, которая выражает благодарность. Затем – причина благодарности.
- Содержательная часть. В этом блоке необходимо указать, какая работа была проделана, а так же, каков личный вклад адресата.
- Заключение. В данном блоке, обычно, выражается надежда на плодотворное сотрудничество. Перед тем как написать заключительный блок, иногда в заключении указывают стандартный набор пожеланий.
- Последний блок – инициалы представителя организации.
В итоге формальное благодарственное письмо должна выглядеть приблизительно так:
Уважаемый, Александр Сергеевич
Кавказский государственный природный заповедник благодарит Вас за участие в благотворительной акции «Сохраним зубров на Кавказе». Без Вашей спонсорской поддержки акция прошла бы не так успешна.
Ваше пожертвование позволило приобрести зимние корма для этих животных, что в перспективе поспособствует сохранению зубров, как вида.
Надеемся увидеть Вас на наших маршрутах.
С уважением, Петров Николай.
Лучшие благодарственные письма
Все лучшие благодарственные письма имеют схожие признаки:
- Оформлены на фирменном бланке. Так письмо получится запоминающимся и более статусным.
- Написаны вручную красивым почерком. Это – требование хорошего тона. Человеку будет приятно увидеть искреннее «спасибо», а не бездушный машинный текст. Если почерк хороший, но хромает, допустимо написание другим человеком. Но хотя бы подпись должна быть оригинальной.
- Доставка письма. По возможности следует отказаться от электронной формы подачи. Если есть возможность, благодарственное письмо нужно отправить по почте. Если же письмо отправляется через интернет, у текста должна быть высокая уникальность. В противном случае письмо рискует не дойти до адресата и попасть в спам.
Заключение
В целом нет определенного регламента составления благодарственных писем. А потому, совсем не обязательно использовать привычные шаблоны. К делу можно подойти творчески и сделать запоминающееся благодарственное письмо, которое даже через время будет вызывать улыбку. Лучшие благодарственные письма составлены совсем не по шаблону и об этом стоит помнить.
